Si cuando la metodología de LEAN Six Sigma emergió hace unas décadas atrás, las personas se hubieran planteado utilizarla dentro de procesos de consultoría y enfoque en Recursos Humanos, las respuestas definitivamente hubieran estado llenas de risas e incredulidad. Ya que era claramente un esfuerzo que se hacía para seguir trabajando y mejorando los resultados de los procesos transaccionales y de manufactura de las organizaciones, parecía que no tenía nada que ver con el talento humano.
No tuvieron que pasar muchos años para ser testigos y partícipes de la evolución de esta metodología, que hoy en día se utiliza para cualquier tipo de proceso, en donde se combina la eficiencia de LEAN con la rigurosidad y enfoque a la calidad de Six Sigma.
Lean Six Sigma es una metodología de mejora continua que combina dos enfoques complementarios: Lean, centrado en la eliminación de desperdicios, y Six Sigma, enfocado en la reducción de la variabilidad en los procesos. Sus principios fundamentales incluyen el enfoque en el cliente, la gestión basada en datos y procesos, y la búsqueda de la perfección en la operación.
Historia y Evolución de Lean Six Sigma
El componente LEAN nace en el Sistema de Producción Toyota, enfocado en la eliminación del desperdicio y la mejora de la eficiencia. Por otro lado, Six Sigma fue desarrollado por Motorola en los años 80, con el objetivo de reducir la variabilidad en los procesos de manufactura y mejorar la calidad del producto.
Evolución y Fusión de Metodologías
Con el paso del tiempo, estas metodologías demostraron su eficacia en el sector manufacturero de manera separada, pero ya para finales de la década de los 90 e inicios de los años 2000, comenzaron a fusionarse, dando lugar a lo que hoy conocemos como metodología LEAN Six Sigma. La metodología híbrida fue adoptada rápidamente por grandes corporaciones, especialmente en sectores como la automoción, médica y la electrónica.
Expansión a diferentes Sectores
Rápidamente, los profesionales de diversos sectores empezaron a concluir que esta metodología lo que hace es mejorar procesos a través de la identificación y posterior eliminación de desperdicios, así como de la búsqueda de acciones que mejoren la calidad de los resultados finales de dichos procesos. Por lo que de inmediato la metodología empezó a expandirse a otros sectores que entendieron que más allá de la naturaleza del negocio, las organizaciones siempre están compuestas por procesos que pueden mejorarse. Las empresas de servicios, incluyendo el sector financiero, la atención sanitaria y la educación, comenzaron a aplicar estas técnicas para mejorar sus procesos y servicios.
Aplicación en la Consultoría Organizacional
El salto a la consultoría organizacional fue un paso natural, dada la necesidad de las empresas de mejorar continuamente sus procesos internos para mantenerse competitivas. En el contexto de la consultoría organizacional, Lean Six Sigma se utiliza para optimizar procesos, aumentar la productividad y mejorar la eficiencia en áreas como gestión del cambio, desarrollo organizacional y, particularmente, en Recursos Humanos.
Lean Six Sigma en Recursos Humanos
La adaptación de LEAN Six Sigma en RH representa un cambio significativo en el enfoque tradicional de gestión de personal. En lugar de ver a RH como un área que solamente provee soporte administrativo, se le considera ahora un motor crítico para el mejoramiento continuo de la organización. Aplicando LEAN Six Sigma, los departamentos de RH pueden analizar y mejorar sus procesos de contratación, capacitación y evaluación de desempeño, ya que logran entender el paso a paso de dichos procesos, e implementar mejoras que permitan optimizar y estandarizar sus tareas.
Implicaciones Actuales y Futuras
Entendiendo que el cambio es inevitable, la metodología LEAN Six Sigma sigue evolucionando, integrando nuevas tecnologías y adaptándose a los cambiantes entornos empresariales. Su aplicación en la consultoría organizacional y RH sigue siendo un área de creciente interés y desarrollo, prometiendo no solo eficiencia operativa, sino también una mayor flexibilidad y resiliencia organizacional.
Herramientas Clave de LEAN Six Sigma
DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar): Esta es una estructura de proyecto de cinco fases que proporciona un marco sistemático para mejorar los procesos. Comienza por definir el problema o la meta, seguido de medir los aspectos actuales del proceso para establecer una línea base. Posteriormente, se analiza el proceso para identificar causas de ineficiencias, se implementan mejoras y finalmente se controla el proceso mejorado para asegurar que los cambios sean sostenibles.
Al aplicar DMAIC en la evaluación del desempeño, se comienza por definir criterios claros de evaluación. La fase de medición podría involucrar la recopilación de datos sobre la efectividad actual de las evaluaciones. En el análisis, se identifican las causas de cualquier ineficiencia o desajuste en el proceso. Las mejoras podrían incluir la implementación de nuevas herramientas o métodos de evaluación, y finalmente, se establecen medidas de control para mantener la eficacia del sistema.
VSM (Mapeo de Flujo de Valor): Esta técnica implica mapear el flujo de materiales e información requeridos para llevar a cabo un proceso, identificando así las áreas de desperdicio y oportunidades de mejora. En Recursos Humanos, esto puede aplicarse para visualizar procesos como la contratación, la incorporación de nuevos empleados o la administración de beneficios.
El VSM puede ser útil para entender cómo se comunica y se vive la cultura organizacional. Al mapear el flujo de información y las interacciones entre los empleados, se pueden identificar áreas donde la cultura no se está transmitiendo efectivamente o donde hay inconsistencias en la comprensión de los valores de la empresa.
Estas herramientas, al ser implementadas cuidadosamente en Recursos Humanos, pueden conducir a mejoras significativas en la eficiencia de los procesos, la satisfacción de los empleados y, en última instancia, el desempeño general de la organización.
Análisis de un Caso Real
Durante una implementación del Modelo LEAN Six Sigma realizado en el año 2020 en una empresa regional de tecnología ubicada en Costa Rica, el equipo de Recursos Humanos utilizó una herramienta llamada SIPOC con el objetivo de hacer más eficiente su proceso de contratación. El SIPOC es un mecanismo que permite de manera sencilla tener la visibilidad y claridad de los proveedores, las entradas, los principales pasos, las salidas y los clientes de cualquier proceso, para poder identificar posibles aspectos que puedan mejorarse.
En este caso particular, el equipo identificó a los proveedores (reclutadores y plataformas de empleo), entradas (currículos, solicitudes), procesos (filtros, entrevistas), salidas (ofertas de trabajo), y clientes (candidatos, gerentes de contratación). Al analizar cada componente, descubrieron ineficiencias en la etapa de filtros de currículos, por lo que decidieron implementar un software de preselección y capacitaron a los reclutadores en su uso. Como resultado, redujeron el tiempo de contratación en un 25% y mejoraron la calidad de los candidatos seleccionados, aumentando la satisfacción tanto de los gerentes como de los nuevos empleados.
Conclusión
La implementación de herramientas y técnicas de LEAN Six Sigma, en los procesos de Recursos Humanos demuestra ser una estrategia eficaz para optimizar operaciones, mejorar la eficiencia y fomentar un ambiente de trabajo más productivo y organizado. Lo anterior, siempre que se haga desde un enfoque de desarrollo de hábitos que ayuden a crear culturas empresariales que apliquen estos métodos sistemáticos y orientados a datos.
En síntesis, al aplicar esta metodología, la relación entre los profesionales involucrados y la organización será de “ganar – ganar”, ya que las personas tendrán que aprender de las herramientas, lo cual les genera nuevas competencias, mientras que inmediatamente pueden retribuir a sus equipos y procesos, al dar valor agregado a la organización a través de implementaciones de dicha metodología.
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Consultor Navega – Costa Rica
José Madrigal
Profesional costarricense con Máster en Administración Global de Negocios y Licenciatura en Administración de Empresas con énfasis en Gestión Financiera. Black Belt en LEAN Six Sigma, tiene más de 13 años de experiencia en liderazgo operacional en centros de servicios compartidos de multinacionales en logística, farmacéutica y alimentación. Experto en desarrollo de talento humano y cultura de feedback, ha liderado proyectos regionales exitosos y es consultor de cambio organizacional y profesor universitario de liderazgo y gestión del talento.